Planning Excel gratuit 2026 : 8 modèles à télécharger

Un planning du personnel à faire ? Le réflexe est presque toujours le même : Excel.

Un planning Excel, c'est un tableur qui organise les horaires d'une équipe : les jours en colonnes, les salariés en lignes, les horaires dans les cellules. C'est la façon la plus rapide de monter un planning des employés quand on démarre.

Vous trouverez juste en dessous 8 modèles de planning Excel gratuits. Puis la réponse franche à la vraie question : jusqu'où Excel tient avant de vous coûter plus qu'il ne vous fait gagner. 

8 modèles de planning Excel gratuits à télécharger

Le bon modèle de planning Excel dépend de deux choses : la maille de temps que vous pilotez, et la stabilité de vos horaires.

Pour des horaires qui bougent chaque semaine, le planning hebdomadaire suffit dans la majorité des cas. Pour anticiper les congés et les pics d'activité sur plusieurs semaines, il faut passer au planning mensuel.

Le planning à la semaine couvre à lui seul la majorité des situations. Les sept autres répondent à des contraintes précises : une rotation à tenir, une année à cadrer, des absences à suivre. Le détail de chacun suit, avec ce qu'il contient et à qui il s'adresse.

Modèle de planning Excel semaine

Un planning hebdomadaire est un tableau qui répartit les horaires d'une équipe sur sept jours, du lundi au dimanche, avec un total d'heures par salarié en fin de semaine. C'est le plus polyvalent des huit, et celui par lequel commencer si vous partez de zéro.

Sept colonnes pour les jours, une ligne par salarié, un total qui se calcule seul en bout de ligne. Le fichier arrive prérempli avec des salariés fictifs, histoire de voir à quoi ça ressemble avant de saisir vos vrais noms. Prêt à imprimer. Pour aller plus loin sur la méthode, voyez comment créer un planning de semaine.

[Recevoir le modèle hebdomadaire] 

Modèle de planning Excel mensuel

Un planning mensuel couvre un mois entier sur une seule vue et sert à anticiper : congés à répartir, pics d'activité à couvrir, effectifs à ajuster avant que le mois commence. Trente et un jours d'un coup d'œil.

Vous voyez arriver les ponts de mai, les semaines à trous, les cinq demandes de congés posées sur la même quinzaine. Un récapitulatif par salarié totalise heures, jours travaillés et absences en fin de tableau.

Attention à un détail que beaucoup ratent. Pour convertir un contrat hebdomadaire en volume mensuel, on multiplie par 4,33 et non par 4, puisqu'un mois compte en moyenne 4,33 semaines.

Sur un temps plein, l'écart représente environ 11 heures par mois. Onze heures qui n'apparaissent nulle part et que personne ne réclame, jusqu'au jour où quelqu'un les réclame. D'autres formats de planning mensuel existent selon votre activité.

[Recevoir le modèle mensuel] 

Modèle de planning Excel journalier

Un planning journalier découpe une seule journée en créneaux, généralement par tranches de trente minutes, et attribue chaque créneau à un poste ou à un salarié. Il sert quand la couverture se joue à l'heure près.

Service du midi, ouverture et fermeture d'un point de vente, permanence téléphonique, renforts saisonniers : partout où un trou de vingt minutes se voit tout de suite.

[Recevoir le modèle journalier] 

Modèle de planning Excel annuel

Un planning annuel affiche douze mois sur une page. On l'utilise moins pour planifier que pour arbitrer : poser les fermetures, répartir les congés d'été, visualiser une annualisation du temps de travail avant de la formaliser.

[Recevoir le modèle annuel]

Les quatre autres modèles de planning Excel

Le planning d'équipe organise la semaine par service plutôt que par personne, avec une colonne lieu bien utile en multisite.

Le planning de rotation du travail posté gère les cycles réguliers, du planning horaire 2x8 au cycle 5x8, en alternant les postes sur un cycle que vous paramétrez.

Le suivi des congés et absences couvre douze mois glissants, avec les soldes de congés payés, de RTT, de JNT (jours non travaillés) et d'arrêts par salarié.

Reste le dernier, et c'est le plus mal compris. La feuille de présence ne planifie rien du tout. Elle enregistre ce qui a été fait. Un planning dit ce qui est prévu, une feuille de présence dit ce qui s'est passé, et ces deux documents ne se remplacent pas. Vous verrez plus bas pourquoi cette nuance vous concerne directement.

[Recevoir le modèle d'équipe]

[Recevoir le modèle de rotation]

[Recevoir le suivi des congés]

[Recevoir la feuille de présence]

Comment faire un planning sur Excel en 5 étapes ?

Créer un planning sur Excel prend une vingtaine de minutes :

1. poser la grille avec les jours en colonnes et les salariés en lignes ;
2. saisir les horaires ;
3. ajouter une colonne de total ;
4. activer la mise en forme conditionnelle ;
5. verrouiller les formules avant de partager.

Jusque-là, rien de sorcier. Là où ça se gâte, c'est au moment des calculs. 

Excel ne stocke pas une heure comme un nombre. Il la stocke comme une fraction de journée : midi vaut 0,5, six heures du matin vaut 0,25. Tant qu'on additionne des cellules bien formatées, personne ne s'en aperçoit. Le jour où on multiplie, où on compare, où on exporte, tout part de travers. Et c'est précisément là que la plupart des modèles trouvés en ligne se plantent.

Les 5 formules Excel d'un planning qui calcule juste

Cinq formules suffisent à couvrir 90 % des besoins d'un planning : calculer une journée, totaliser une semaine, convertir en décimal, compter les absences, repérer un dépassement.

Voici les cinq, avec le piège qui va avec chacune.

Une dernière, qu'on voit partout et qu'il faut fuir : =HEURE(fin)-HEURE(début). La fonction HEURE ne renvoie que l'heure entière et jette les minutes. Un salarié qui débauche à 17h45 est décompté comme s'il partait à 17h00. Quarante-cinq minutes par jour, sur vingt salariés, sur douze mois. Faites le calcul, il pique.

Colorer automatiquement les week-ends et les dépassements

Sélectionnez votre plage, puis Accueil, Mise en forme conditionnelle, Nouvelle règle, utilisez une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué.

Pour griser les samedis et les dimanches à partir d'une ligne de dates en ligne 1 : =OU(JOURSEM(B$1;2)=6;JOURSEM(B$1;2)=7). Le paramètre 2 cale la semaine sur le lundi.

Sans lui, Excel démarre au dimanche et vous colorez les mauvaises colonnes, ce qui donne un planning de travail illisible pour toute l'équipe.

Verrouiller les formules avant de partager le fichier

L'ordre des opérations compte, et il est contre-intuitif. Dans Excel, toutes les cellules sont verrouillées par défaut, mais ce verrouillage ne produit aucun effet tant que la feuille n'est pas protégée.

Il faut donc commencer par déverrouiller les cellules de saisie : clic droit, Format de cellule, onglet Protection, décocher Verrouillée. Ensuite seulement, Révision puis Protéger la feuille.

Faites l'inverse et vous obtenez un planning que plus personne ne peut remplir.

Partager un planning Excel sans perdre la bonne version

Trois méthodes existent pour diffuser un planning Excel : OneDrive ou SharePoint pour la co-édition en temps réel, Google Sheets pour un partage gratuit et immédiat, l'email ou l'affichage pour les équipes sans accès numérique. Seule la première conserve un historique des modifications.

C'est le point de bascule que personne ne voit venir. Le fichier fonctionne parfaitement tant qu'une seule personne l'ouvre. À deux, ça commence à coincer.

La règle qui évite 90 % des conflits de version

Une seule personne écrit, tout le monde lit. Sur OneDrive comme sur Google Sheets, on partage en lecture seule par défaut et on n'ouvre les droits d'écriture qu'aux managers qui construisent réellement le planning.

Et on nomme le fichier proprement : Planning_Equipe_2026-S45.xlsx plutôt que Planning_v4_FINAL_ok_bis.xlsx. L'année et le numéro de semaine en clair, dans cet ordre, pour que le tri alphabétique du dossier soit aussi le tri chronologique.

Ça paraît anodin. C'est ce qui fait qu'on retrouve un planning de mars onze mois plus tard, et vous verrez juste après pourquoi ce délai n'est pas choisi au hasard. 

Ce que le partage ne réglera jamais

Un fichier partagé reste un fichier passif. Il ne prévient personne. Le manager qui décale un poste le mardi soir sait que le salarié concerné a besoin de l'information, mais le fichier, lui, ne fait rien : il attend qu'on l'ouvre.

C'est là que le changement de planning devient un vrai sujet. Entre le moment où la modification est saisie et le moment où le salarié la découvre, il peut se passer trois jours. Ou il peut ne rien se passer du tout, et la personne se présente à l'ancien horaire.

Une pointeuse en ligne et un planning partagé en temps réel suppriment ce délai : la modification part en notification, le salarié la voit sur son téléphone, et la version qu'il consulte est toujours la bonne. Il n'y a plus de « dernière version », il n'y en a qu'une.

Ce que le Code du travail exige vraiment de votre planning des salariés

Un planning des salariés ne prouve pas les heures travaillées. Quand les salariés ne suivent pas tous le même horaire collectif, l'employeur doit établir un décompte quotidien et hebdomadaire des heures réellement accomplies, et le conserver un an à disposition de l'inspection du travail.

Planifier n'est pas décompter

L'article L3171-2 du Code du travail impose à l'employeur d'établir les documents de décompte de la durée du travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chaque salarié concerné.

L'article D3171-8 précise les modalités : un enregistrement quotidien des heures de début et de fin, puis une récapitulation hebdomadaire du total par salarié.

Heures accomplies, pas heures prévues. Le remplacement de dernière minute, les vingt minutes de dépassement du samedi, la pause écourtée un soir de rush : rien de tout ça n'est dans le planning, et c'est pourtant tout ça qui compte.

Combien de temps conserver ces documents

L'article D3171-16 fixe trois durées de mise à disposition de l'inspection du travail : un an pour les documents de comptabilisation des heures, un an pour le récapitulatif mensuel des astreintes et de leur compensation, trois ans pour le décompte des jours travaillés en convention de forfait.

Un fichier écrasé le mois suivant, un ordinateur changé, un manager parti avec sa clé USB. Sur un an, ça arrive.

Fiable et infalsifiable, deux mots qui posent problème à Excel

L'article L3171-4 pose la règle de la preuve partagée : en cas de litige sur le nombre d'heures accomplies, l'employeur fournit au juge les éléments justifiant les horaires effectivement réalisés, et le juge forme sa conviction au vu de ces éléments et de ceux apportés par le salarié.

Le même article ajoute que si le décompte est assuré par un système d'enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable.

Un classeur Excel ne coche ni l'une ni l'autre case. Pas fiable, puisqu'une formule mal recopiée fausse un total sans alerter personne.

Pas infalsifiable, puisque n'importe qui peut réécrire le mois de mars en trente secondes. Devant un conseil de prud'hommes, ce fichier pèse peu face à des relevés horodatés.

C'est le trou que comble une pointeuse en ligne : chaque pointage est horodaté, rattaché à un salarié, et ne se réécrit pas après coup. Le planning organise, le pointage prouve.

Le logiciel RH Esperoo tient les deux et prépare les éléments à transmettre à votre gestionnaire de paie.

À partir de quand Excel devient un risque ?

Excel reste pertinent jusqu'à une quinzaine de salariés avec des horaires stables. Au-delà, ou dès qu'il y a plusieurs sites, plusieurs conventions collectives ou des modifications fréquentes, le temps gagné sur le fichier est repris ailleurs : corrections, vérifications, rappels.

Les 5 signaux qui montrent que le planning excel vous coûte de l'argent

1. Vous y passez plus de deux heures par semaine ;
2. Vous corrigez des heures au moment de préparer la paie ;
3. Vous avez plusieurs fichiers ouverts pour un même mois ;
4. Vos salariés vous redemandent leur planning par message ;
5. Vous hésitez avant de toucher à une cellule, de peur de casser une formule.

Deux ou trois de ces signaux, et le fichier ne vous fait plus gagner de temps. Il vous en prend. 

Trois choses qu'Excel ne saura jamais faire

Il ne connaît pas votre convention collective. Un repos quotidien trop court, un contingent d'heures dépassé, une durée maximale franchie : le tableur affiche le chiffre sans jamais lever la main.

Il ne trace rien. Aucune modification n'est datée, aucune n'est attribuée, aucune n'est récupérable une fois le fichier enregistré.

Il ne prévient personne. Le planning modifié à 19h reste dans le fichier jusqu'à ce que quelqu'un pense à l'ouvrir.

Ces trois limites ne se contournent ni par une macro, ni par un meilleur modèle. Elles tiennent à ce qu'Excel est : un tableur, conçu pour calculer, pas pour gérer une équipe.

Le détail de ces blocages et les cas concrets rencontrés en entreprise sont développés dans notre article sur les limites d'Excel pour la gestion des plannings.

Planning Excel ou logiciel de planning : le comparatif

Excel est un fichier, un logiciel de planning est un outil de gestion. Le premier stocke ce que vous saisissez, le second calcule, alerte, notifie et conserve.

La différence se voit surtout sur ce qu'Excel ne fait pas : prévenir une équipe, tracer une modification, signaler un dépassement.

Reste que les deux ne s'excluent pas totalement. Excel garde sa place pour une analyse ponctuelle, un tableau de bord sur mesure, un export à retravailler.

Ce qu'il ne doit plus être, c'est le cœur du dispositif. Le détail de cet arbitrage est traité dans notre comparatif logiciel RH ou planning Excel.

Esperoo, l'alternative quand le fichier a fait son temps

Le passage à un logiciel de planification ne se joue pas sur le confort. Il se joue le jour où une erreur de formule fausse une paie, où un salarié se présente au mauvais horaire, ou où l'inspection du travail demande un décompte que personne ne retrouve.

Esperoo reprend ces trois points là où Excel s'arrête.

Les demandes de congés et absences arrivent dans le même outil que le planning. Une fois validées, elles s'y reportent seules : plus de feuille annexe, plus d'absence notée quelque part et oubliée ailleurs.

L'écart entre le prévu et le réalisé apparaît sans qu'on ait à le chercher. Vous transmettez des éléments propres à votre gestionnaire de paie, au lieu de reprendre un tableur à la main chaque fin de mois.

Le reste de l'administratif suit dans la même interface : dossiers du personnel, signature électronique des documents et DPAE envoyée à l'URSSAF avant l'embauche.

Vous voulez voir ce que ça donne sur vos plannings ? Demandez une démo gratuite

FAQ - Planning Excel 2026

Comment calculer des horaires de nuit sur Excel ?

Utilisez =MOD(B2-A2;1) au lieu d'une simple soustraction. Un poste de 22h00 à 06h00 donne un résultat négatif avec =B2-A2, et Excel affiche une suite de dièses. La fonction MOD ramène la durée dans une plage de 24 heures et renvoie bien 8 heures.

Comment imprimer un planning Excel sur une seule page ?

Onglet Mise en page, groupe Mise à l'échelle, réglez Largeur et Hauteur sur 1 page. Pensez aussi à définir votre zone d'impression via Mise en page puis Zone d'impression, sinon vos colonnes de calcul intermédiaires partent à l'impression avec le reste.

Comment créer une liste déroulante pour les postes et les absences ?

Saisissez vos codes dans une colonne à l'écart du planning, par exemple Matin, Soir, Repos, CP, Maladie. Sélectionnez ensuite les cellules du planning, puis Données, Validation des données, Autoriser Liste, et pointez la plage source. Fini les fautes de frappe qui faussent les comptages.

Faut-il une version récente d'Excel pour faire un planning ?

Non. Formules de calcul horaire, mise en forme conditionnelle, validation des données et protection de feuille existent depuis de nombreuses versions. Une version récente n'apporte de gain que sur les fonctions d'analyse, dont un planning d'équipe n'a pas l'usage.

Les modèles Excel fonctionnent-ils sur Google Sheets ?

Oui, l'import se fait sans difficulté. Deux points à contrôler ensuite : les formats horaires personnalisés, qui se perdent parfois, et les formules avancées, dont certaines n'ont pas d'équivalent exact. Testez un calcul complet avant de diffuser le fichier.

Peut-on gérer des rotations 3x8 sur Excel ?

Oui, en construisant un cycle sur plusieurs semaines que l'on duplique ensuite. La difficulté n'est pas le tableau, elle est le contrôle : Excel ne vérifie ni le repos entre deux postes, ni l'équité des week-ends travaillés sur l'ensemble du cycle.

Un planning Excel est-il conforme au RGPD ?

Un planning contient des données personnelles, il entre donc dans le champ du RGPD. Restez au strict nécessaire, sans motif d'absence détaillé ni information de santé, limitez les accès au fichier et informez vos salariés de son existence et de son usage.

Planning Excel : ce qu'il faut retenir

Excel fait un bon premier planning. Il devient un mauvais outil de gestion le jour où l'équipe grandit, où les horaires bougent tous les jours, ou où il faut prouver ce qui a réellement été travaillé.

Les modèles plus haut vous font gagner la vingtaine de minutes de mise en place. Les formules vous évitent les totaux faux. Le reste est une question de seuil : tant que le fichier vous sert, gardez-le. Le jour où c'est vous qui le servez, changez d'outil.