Comment faire une DPAE ? Le guide complet pour les employeurs

La DPAE. Quatre lettres qui donnent des sueurs froides ? L’impression d'affronter une hydre administrative, seul contre tous ?

On connaît la chanson : des formulaires à n’en plus finir, des délais qui menacent et cette petite voix qui vous dit que la moindre erreur vous coûtera une fortune.

OK, on arrête tout. Respirez. On est là pour vous traduire ça, sans le blabla officiel. En fait, cette Déclaration Préalable à l'Embauche, ce n'est pas le problème. C'est juste le ticket d'entrée pour bien lancer la machine avec vos nouveaux talents.

Ici, on va déconstruire tout ça, simplement. Pour que vous puissiez vous remettre à votre vrai travail : votre équipe et votre croissance.

Le bonus ? Votre logiciel de gestion RH, Esperoo, transforme cette corvée en simple clic. C'est la DPAE en ligne, simplifiée à l'extrême.

Alors, prêt à transformer cette obligation en une simple formalité ? On y va.

La DPAE, c'est quoi ce truc ?

Imaginez : vous venez de dénicher la perle rare pour votre équipe. L'énergie est à son comble. Mais avant que ce nouveau collaborateur ne franchisse la porte, une étape est non-négociable : la DPAE ou Déclaration Préalable à l'Embauche.

Pensez-y comme le passeport officiel de votre salarié. C’est le document qui dit aux organismes sociaux : "Cette personne existe, elle travaille pour moi, ouvrez-lui ses droits."

L’objectif de la DPAE est limpide : protéger. Protéger votre nouvelle recrue en lui garantissant son accès à la sécu, à l'assurance chômage, à la couverture accident du travail.

C’est aussi un bouclier pour vous, l’employeur. En la faisant, vous prouvez que vous respectez vos obligations légales employeur et vous vous mettez à l'abri des ennuis.

Pour les plus anciens, ça vous rappelle la DUE (Déclaration Unique d'Embauche) ? C'est son héritière, mais en mieux.

La DPAE a fusionné un tas de déclarations pour alléger les formalités embauche salarié. Un pas de géant pour la simplification administrative embauche. Et ça, on ne va pas s'en plaindre !

La DPAE : qui est dans le viseur ?

Maintenant, la question qui vous brûle les lèvres : "Est-ce que ça me concerne ?". La réponse est cash : vous êtes employeur en France ? Vous embauchez un salarié ? Alors oui, c'est pour vous.

Que vous soyez une micro-entreprise, une startup qui explose les compteurs ou une PME bien ancrée, la règle s'applique à tous. Dès le tout premier salarié.

Peu importe le contrat de travail sur la table : CDI, CDD, saisonnier, apprentissage... la DPAE est un passage obligé.

Il y a bien sûr quelques exceptions, comme pour les boîtes d'intérim, mais le principe de base ne change pas : toute personne rejoignant le régime général de la Sécurité sociale doit avoir sa DPAE.
C'est une mesure universelle, un socle. Donc si vous vous posiez la question "finalement, qui est concerné DPAE ?", la réponse est claire comme de l'eau de roche.

Quand et comment faire cette DPAE ? Le timing est tout !

Vous avez trouvé votre talent, le contrat est prêt. Attention, retenez bien cette règle d'or : la DPAE doit être envoyée à l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant l'embauche. Et au plus tard ? Avant la toute première minute de travail effectif.

Oui, vous avez bien lu : AVANT. C'est le fameux délai DPAE. Pas de drame si c’est à la dernière minute, mais anticiper vous évitera des sueurs froides.

Alors, quand faire DPAE ? Dès que la décision est ferme et que la date d’arrivée est bloquée.

Maintenant, l’action : comment faire une DPAE ? Oubliez les timbres et le papier. Le jeu se joue en ligne, une aubaine pour la simplification administrative embauche.

Deux rings principaux pour faire votre DPAE en ligne :

1. Urssaf.fr : C'est votre première embauche ? Votre point de départ est ici. Faire votre DPAE premier salarié sur ce site crée automatiquement votre compte employeur. C’est direct, pensé pour les débutants.
2. Net-entreprises.fr : Pour toutes les embauches suivantes, c'est LA plateforme. Deux options : vous remplissez le formulaire DPAE directement, ou, mieux encore, vous déposez un fichier généré par votre logiciel de gestion RH comme Esperoo. C’est rapide, blindé et gratuit.

Le processus est limpide : connexion, remplissage des infos entreprise et salarié, vérification, validation.

Vous recevez un accusé de réception DPAE instantanément. C’est votre preuve. Cette démarche est un pilier de la démarche administrative employeur ; la maîtriser, c'est s'acheter la tranquillité.

Les infos à avoir sous le coude pour une DPAE en ligne parfaite

Pour une DPAE qui glisse toute seule, préparez votre arsenal. Voici les informations DPAE à ne pas oublier, les fameux éléments DPAE :

• Infos sur vous (l'employeur) : Votre nom commercial (dénomination sociale), code APE (ou NAF), le numéro Siret, et l'adresse de votre boîte.
• Infos sur votre recrue : Nom complet, prénoms, date et lieu de naissance. Si la personne a déjà son numéro de Sécu, c'est l'heure de le sortir. Sinon, pas de stress, il sera créé. N’oubliez pas de renseigner le service de santé au travail, une info cruciale liée à la DPAE et visite médicale d’embauche. C'est le fameux service de santé au travail DPAE.
• Infos sur le contrat : La date et l'heure précises de l'embauche. Le type de contrat (CDI, CDD...) et, pour un CDD, sa durée. Ces détails sont le cœur du formulaire DPAE.

Le conseil du pro ? La précision est votre meilleure amie. Une double vérification avant de cliquer sur "Valider" vous sauvera de complications stupides.

Exceptions et erreurs à ne jamais commettre en faisant une DPAE

Même dans la rigueur administrative, il y a des exceptions. Alors, qui peut se passer de DPAE ?

C'est une bonne question pour ne pas perdre son temps. Les stagiaires ? Pas de DPAE. Leur convention n'est pas un contrat de travail au sens du Code du travail DPAE.

Idem pour les volontaires en service civique.

Pas besoin de refaire une DPAE non plus lors d'une fusion d'entreprise si le salarié garde son poste sans interruption.

De même, si vous transformez un CDD en CDI avec le même salarié, sur le même poste et sans un seul jour de coupure, c'est bon. On parle alors de renouvellement contrat DPAE implicite.

Mais attention au faux pas. Les erreurs DPAE sont vite arrivées. Oublier de la faire est la faute capitale. Mais des infos fausses ou un non-respect du délai DPAE peuvent virer au cauchemar.

Retenez bien ces conseils DPAE employeur et les erreurs à éviter DPAE.

Les sanctions : ça ne rigole pas, mieux vaut prévenir !

Soyons clairs, personne n'aime parler de sanctions. Mais pour la DPAE, il faut être lucide.

Les risques DPAE sont réels. Si vous zappez cette déclaration, les conséquences tombent et ça fait mal.

L'absence de DPAE n'est pas un oubli insignifiant. Attendez-vous à une sanction absence DPAE salée.

Au civil, l'Urssaf régularisera les cotisations sociales que vous auriez dû payer. Sur le plan administratif, une pénalité financière vous attend.

Le pire ? Si l'oubli est jugé intentionnel, il est requalifié en travail dissimulé DPAE par dissimulation d'emploi salarié.

Là, on change de dimension : amendes lourdes, peines de prison potentielles et des montants qui explosent pour l'entreprise. C'est le scénario catastrophe.

C’est pour ça que l’obligation DPAE doit être prise au sérieux. Une démarche administrative employeur bien exécutée, c'est l'assurance de dormir sur ses deux oreilles.