Comment faire une DPAE ? Le guide complet pour les employeurs

La Déclaration Préalable à l'Embauche n'est pas une bête noire, mais plutôt une formalité essentielle pour démarrer une nouvelle aventure avec vos futurs collaborateurs.

Dans cet article, nous vous présentons un guide complet sur comment faire une DPAE d'une façon simple, juste, rapide et conforme à la législation française.

Et devinez quoi ? Votre logiciel gestion RH, Esperoo, est là pour vous simplifier la vie et rendre ces démarches aussi fluides que possible en vous procurant la DPAE en ligne.

La DPAE, c'est quoi au juste ?

Vous êtes sur le point d'accueillir un nouveau collaborateur dans votre équipe, mais avant que cette personne ne mette un pied dans votre entreprise, il y a une petite étape administrative incontournable : la DPAE ou Déclaration Préalable à l'Embauche.

C'est une formalité obligatoire que tout employeur doit réaliser avant l'embauche d'un salarié.

L'objectif d’une DPAE est clair : protéger le salarié en lui ouvrant tous ses droits sociaux, comme l'accès à la sécurité sociale, à l'assurance chômage, et en le couvrant en cas d'accident du travail.

C'est aussi une garantie pour vous, employeur, de respecter vos obligations légales employeur et d'éviter les mauvaises surprises.

Pour les plus anciens d'entre vous, vous vous souvenez peut-être de la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) ? Eh bien, la DPAE l'a remplacée, simplifiant ainsi les formalités embauche salarié en regroupant plusieurs déclarations en une seule.

Qui est concerné par la DPAE ?

Si vous êtes un employeur en France et que vous avez l'intention d'embaucher un salarié, alors vous êtes concerné par la DPAE.

Que vous soyez une petite entreprise familiale, une startup en pleine croissance ou une PME, cette formalité s'applique à vous, et ce, dès le premier salarié.

Peu importe le type de contrat de travail que vous proposez – que ce soit un CDI, un CDD, un contrat saisonnier ou même un contrat d'apprentissage – la DPAE est un passage obligatoire.

Il y a quelques cas particuliers, bien sûr, comme les entreprises de travail temporaire ou les groupements d'employeurs qui ont des spécificités, mais la règle générale reste la même : toute embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité Sociale nécessite une DPAE.

Quand et comment faire sa DPAE ? 

La DPAE doit être adressée à l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche effective et au plus tard avant la mise au travail du salarié.

Oui, vous avez bien lu : avant qu'il ne commence ! C'est ce qu'on appelle le délai DPAE.

Alors, quand faire DPAE ? Dès que la décision d'embauche est prise et que la date de début est fixée.

Maintenant, la grande question : comment faire une DPAE ? Fini le temps des formulaires papier envoyés par la poste ! Aujourd'hui, tout se passe en ligne et c'est une excellente nouvelle pour la simplification administrative embauche.

Vous avez principalement deux plateformes pour faire DPAE en ligne :

1. Urssaf.fr 

Si c'est la première fois que vous embauchez un salarié, c'est par là que ça se passe.

En réalisant votre DPAE premier salarié sur le site de l'URSSAF, vous créez par la même occasion votre compte employeur.

2. Net-entreprises.fr 

Pour toutes les DPAE suivantes, c'est la plateforme de référence. Vous pouvez soit saisir les informations directement en ligne via un formulaire DPAE, soit déposer un fichier généré par votre logiciel gestion RH comme Esperoo.

Le processus DPAE est généralement très clair : vous vous connectez, vous remplissez les champs demandés avec les informations de votre entreprise et de votre futur salarié, vous vérifiez et vous validez.

Un accusé de réception DPAE vous est ensuite envoyé, preuve que votre déclaration a bien été prise en compte.

Les informations indispensables pour une DPAE réussie

Pour que votre DPAE soit un succès et ne vous cause aucun souci, il est essentiel de bien préparer les informations DPAE nécessaires : Les informations sur l'employeur (dénomination sociale de l'entreprise, code NAF (ou APE), numéro Siret et adresse), les informations sur le salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité Sociale), les informations sur l'embauche (date et heure de l'embauche, type de contrat de travail).

Un conseil d'ami : la précision est votre meilleure alliée ! Prenez le temps de vérifier chaque information avant de valider votre DPAE. Une petite erreur peut entraîner des retards ou des complications inutiles.

Qui n'a pas besoin de DPAE ?

Dans la vie administrative, il y a toujours des exceptions à la règle et la DPAE ne fait pas exception ! Alors, qui n'a pas besoin de DPAE ?

En fait, les stagiaires ne sont pas considérés comme des salariés au sens du Code du Travail DPAE, donc pas de DPAE pour eux.

Idem pour les volontaires du service civique, leur contrat de collaboration ne relève pas du droit du travail classique.

Il existe aussi des situations où une nouvelle DPAE n'est pas nécessaire, comme en cas de fusion-absorption d'entreprise si les salariés conservent les mêmes emplois sans interruption.

De même, si vous passez d'un CDD à un CDI avec le même salarié sur le même poste et sans interruption entre les deux contrats, pas besoin de refaire une DPAE. C'est ce qu'on appelle le renouvellement contrat DPAE.

Les sanctions en cas d'absence de DPAE

Si vous ayez omis de faire cette déclaration, les risques DPAE sont bien réels et peuvent avoir des conséquences fâcheuses pour votre entreprise.

L'absence de DPAE n'est pas une simple formalité oubliée, elle peut entraîner une sanction absence DPAE sous différentes formes.

Sur le plan civil, l'Urssaf peut procéder à une régularisation des cotisations de Sécurité sociale qui auraient été éludées.

Sur le plan administratif, vous vous exposez à une pénalité. Mais le plus grave, c'est que l'absence intentionnelle de DPAE peut être qualifiée de travail dissimulé DPAE par dissimulation d'emploi salarié.

Et là, les conséquences sont lourdes : amendes salées, peines d'emprisonnement pour les personnes physiques et des amendes encore plus importantes pour les personnes morales.

C'est une situation que personne ne souhaite vivre et c'est pourquoi il est primordial de bien comprendre l'obligation DPAE et de la respecter scrupuleusement.

Esperoo : votre allié pour une gestion RH simplifiée, DPAE incluse !

Vous l'avez compris, la gestion administrative du personnel peut parfois ressembler à un parcours du combattant. Entre la DPAE en ligne, les plannings, les congés et toutes les autres formalités, on peut vite se sentir dépassé.

Le temps, c'est de l'argent et chaque minute passée sur des tâches administratives est une minute de moins pour développer votre activité et prendre soin de vos équipes.

C'est là qu'Esperoo entre en jeu, comme un véritable super-héros de la gestion RH !

Esperoo n'est pas qu'un simple logiciel de pointage ou de gestion plannings, c'est une solution complète, pensée pour les employeurs qui veulent simplifier DPAE en ligne et toutes les démarches liées à la vie de leurs employés.

Comment Esperoo vous aide concrètement avec la DPAE en ligne ?

Esperoo vous guide pas à pas pour générer et transmettre votre DPAE en ligne en mettant à votre disposition un formulaire DPAE pré-rempli avec les informations de vos salariés déjà enregistrées, ce qui vous fait gagner un temps précieux et réduit considérablement les risques d'oublis ou d'erreurs.