DPAE faite mais le salarié ne vient pas : que faire ? | Esperoo

Ça commence souvent pareil. Tout est prêt. Le contrat, le poste, la DPAE envoyée dans les règles. Vous cochez la case, vous respirez… et puis non. Le jour J, personne. Pas d’appel. Pas de message. Silence radio.

Et là, la question tombe, un peu sèche, un peu stressante : DPAE faite mais le salarié ne vient pas, qu’est-ce que vous êtes censé faire maintenant ?

Spoiler : rien. Oui, vraiment. Rien de grave. Et surtout, rien d’urgent. Mais comme le sujet fait transpirer pas mal de RH et de dirigeants, autant poser les choses clairement, sans panique, et avec des réponses nettes. C’est exactement ce qu’on va faire ici.

Que veut vraiment dire « DPAE faite mais le salarié ne vient pas » ?

Déjà, remettons l’église au milieu du village. La DPAE, la fameuse déclaration préalable à l’embauche, n’est pas une embauche. Ce n’est pas un contrat. Ce n’est même pas une preuve que quelqu’un a travaillé. C’est une intention d’embauche, point final.

Autrement dit, quand on parle de DPAE faite mais le salarié ne vient pas, on parle d’un scénario très simple : vous avez déclaré à l’Urssaf que vous aviez l’intention d’embaucher quelqu’un… mais cette intention ne s’est jamais concrétisée.

Le salarié ne s’est pas présenté. Il n’a pas commencé à travailler. Il n’y a pas eu de prise de fonctions effective.

Et juridiquement, c’est ça qui compte. La prise de poste réelle. Pas le clic sur Net-Entreprises. Pas l’accusé de réception de la DPAE. Le travail effectif. S’il n’a pas eu lieu, l’histoire s’arrête là.

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DPAE est faite mais le salarié ne vient pas, quelles conséquences pour l’employeur ?

C’est souvent là que le stress monte. Charges sociales ? DSN ? Compte employeur ouvert pour rien ? Redressement ? Soyons clairs.

Si la DPAE est faite mais que le salarié ne vient pas, vous n’avez aucune charge à payer. Pourquoi ? Parce que le salarié n’apparaîtra jamais dans votre Déclaration Sociale Nominative. Pas de DSN, pas de cotisations, pas de bulletin de paie, pas de ligne cachée qui traîne quelque part.

Le système est prévu pour ce genre de situation. Ce n’est ni rare, ni suspect. Des candidats qui se désistent au dernier moment, il y en a tous les jours. L’Urssaf le sait très bien. Vous n’êtes ni le premier, ni le dernier.

Donc non, une DPAE et salarié absent ne déclenchent pas automatiquement des ennuis. À condition, bien sûr, que le salarié n’ait jamais mis un pied dans l’entreprise pour travailler.

Ce qu’il faut faire concrètement quand le salarié ne se présente pas une fois la DPAE est faite

On va être très pragmatique ici.

D’abord, ne pas annuler la DPAE. Tout simplement parce que… ce n’est pas possible. L’Urssaf ne propose aucune option d’annulation. Et c’est logique : la DPAE n’est qu’une déclaration d’intention. On ne supprime pas une intention a posteriori.

Ensuite, ne pas s’inquiéter des charges. Si l’embauche ne se concrétise pas, le salarié ne figurera pas dans votre DSN. Donc aucune cotisation. Aucun impact financier. Rien à rattraper.

Il y a toutefois un cas particulier, assez précis, mais important. Si c’est votre première DPAE, la toute première de votre entreprise. Dans ce cas, l’envoi de la DPAE peut déclencher la création automatique d’un compte employeur à l’Urssaf. Et si derrière, il n’y a jamais de salarié, jamais de DSN, jamais de suite… ce compte ne sert à rien.

Dans cette situation précise, vous pouvez contacter l’Urssaf. Juste pour expliquer que l’embauche n’a pas eu lieu et éviter l’ouverture ou la gestion d’un compte employeur inutile. Rien de plus. Pas de procédure lourde. Un simple échange.

Enfin, s’il y a un doute. Une erreur de date. Un mauvais numéro. Une faute sur l’identité. Et uniquement si vous êtes encore dans les deux jours suivant la réception de l’accusé de la DPAE. Là, oui, vous pouvez modifier la déclaration. Modifier, pas annuler. La nuance est importante.

Ce qu’il ne faut surtout pas faire en cas de DPAE faite mais le salarié ne vient pas 

On voit souvent des réflexes un peu… maladroits. Essayez de les éviter.

Ne cherchez pas à annuler la DPAE. Vous allez perdre du temps pour rien. Ça n’existe pas. Le système n’est pas conçu comme ça.

Ne paniquez pas. Une DPAE faite mais le salarié ne vient pas, c’est une situation banale. Courante. Prévue. Personne ne va débarquer pour vous reprocher une intention qui n’a pas abouti.

Et surtout, ne tentez pas de bricoler la DSN ou d’inventer une solution « au cas où ». Si le salarié n’a pas travaillé, il n’a rien à faire dans votre déclaration sociale. 

Et le contrat de travail dans tout ça ?

La DPAE en ligne crée-t-elle un contrat ? Non. Le contrat de travail suppose une prestation de travail, une rémunération et un lien de subordination. Si la personne ne s’est jamais présentée, il manque déjà le premier élément. Donc pas de contrat effectif.

Même si un contrat a été signé, sans prise de poste, on reste dans une embauche non réalisée. La déclaration préalable à l’embauche ne transforme pas magiquement une intention en relation de travail.

La DSN, l’Urssaf et les fantasmes administratifs

Beaucoup imaginent que la DPAE déclenche automatiquement des déclarations en chaîne. En réalité, non. La DSN repose sur les données de paie et d’activité réelle. Sans salarié présent, sans heures travaillées, sans rémunération, il n’y a rien à déclarer.

Donc encore une fois, DPAE faite mais le salarié ne vient pas : aucune ligne DSN, aucune cotisation, aucune alerte automatique. Le salarié est invisible administrativement.

Comment éviter ce genre de situation à l’avenir ?

On ne va pas se mentir. Ça arrivera encore. Mais on peut limiter les cas.

Confirmer la prise de poste la veille. Un message simple. Un appel rapide. Rien de lourd. Juste un « on vous attend demain à telle heure ».

Centraliser les démarches RH. Suivre les DPAE, les confirmations, les absences. Pas dans dix fichiers Excel différents. Dans un seul outil clair.

C’est là que des solutions comme Esperoo prennent tout leur sens. Quand vous gérez vos embauches, vos plannings, le pointage des heures de vos salariés et vos déclarations depuis un même environnement, vous voyez tout. Qui devait venir. Qui est venu. Qui ne s’est jamais présenté. Et vous évitez les doutes inutiles.

Moins de stress. Moins de vérifications dans tous les sens. Et surtout, une vraie vision RH, même quand une embauche tombe à l’eau.