Logiciel signature électronique pour tous vos documents RH
Gagnez du temps et éliminez la paperasse grâce à Esperoo, votre logiciel RH tout-en-un. Son module de signature électronique envoie vos contrats et avenants par lien sécurisé, puis suit l’état de chaque signature.
Pourquoi choisir la solution de signature électronique d’Esperoo ?
Plus besoin d’imprimer, de scanner ou d’attendre le retour d’un courrier : avec Esperoo, vous digitalisez chaque étape de la signature, de l’envoi au document signé.
Importer et envoyer un document RH en quelques clics
Avec le logiciel signature électronique Esperoo, importez un PDF, nommez-le et choisissez ses signataires parmi vos collaborateurs et responsables.
Un même document part à une seule personne ou à plusieurs à la fois.
Suivi en temps réel de chaque signature électronique
Chaque document affiche son statut (signé, en cours ou non envoyé), sa date d’envoi et sa date de signature.
Activez la relance automatique, ou relancez vous-même un signataire en attente.
Un logiciel signature électronique conforme à eIDAS et au RGPD
Notre logiciel de signature électronique horodate et trace chaque signature.
Pour chaque document RH, vous savez qui l’a signé, à quelle date, et en gardez la preuve.
Fonctionnalités du logiciel de signature électronique Esperoo
Ce logiciel pour signature électronique gère les signatures de votre personnel dans le même outil que vos plannings, sans vous faire jongler entre deux logiciels différents.
La page Signature électronique de votre espace centralise chaque document RH envoyé à la signature : retrouvez n’importe quel envoi sans fouiller vos e-mails.
Les documents signés sont stockés dans le dossier du personnel et restent consultables à tout moment.
Les signataires se choisissent parmi les collaborateurs et responsables enregistrés dans votre logiciel RH, sans ressaisie.
Avantages d’un logiciel de signature électronique au quotidien
Avec Esperoo, vous simplifiez chaque signature, tout en offrant une expérience fluide à vos collaborateurs :
Permettez à vos équipes de signer à distance, avec la même simplicité qu’elles posent leurs congés via notre logiciel gestion congés.
Fini les documents égarés ou oubliés au fond d’un tiroir : chaque envoi reste visible dans notre logiciel gestion RH.
Dites adieu au gaspillage de papier : tout se fait en ligne, que vous soyez dans un bureau, un restaurant ou une pharmacie.
Cas d’usage de la signature électronique en RH
Le module signature électronique d’Esperoo s’adapte à tous vos besoins administratifs :
Contrats de travail signés dès l’embauche, directement après la déclaration via la DPAE en ligne.
Avenants et renouvellements de fin d’année signés sans courrier ni rendez-vous à caler avec chaque salarié.
Validation de tout document RH ou administratif, liée aux plannings ou à la gestion du personnel.
Bénéfices du logiciel signature électronique pour chaque utilisateur
Découvrez comment chaque acteur peut tirer profit de notre signature électronique logiciel
Collaborateurs
Signent leurs documents depuis un smartphone ou un ordinateur, où qu’ils travaillent
Retrouvent leurs contrats et documents RH signés dans leur espace personnel Esperoo
Évitent les retards ou oublis grâce aux notifications automatiques de signature.
Managers
Font signer toute leur équipe sans attendre son passage au bureau
Signent eux-mêmes, en tant que responsables, les documents qui requièrent leur accord
Simplifient leur gestion documentaire sans impression ni déplacement.
Ressources Humaines
Réduisent les frais d’affranchissement et le classement de dossiers papier
Gagnent du temps sur chaque embauche et chaque modification de contrat de travail
Libèrent les managers des tâches administratives pour qu’ils se concentrent sur leurs équipes
Découvrez les autres fonctionnalités
DPAE en ligne
Effectuer facilement cette procédure liée à l'embauche d'un nouveau collaborateur directement depuis Esperoo. Elle vous permet d'être en conformité avec la législation et d'ouvrir les droits sociaux de votre salarié.
En savoir plus
Pointeuse digitale
Simplifiez la gestion de votre personnel avec notre pointeuse digitale. Suivi des présences, calcul des heures supplémentaires, tout en un seul outil.
En savoir plus
Dossiers du personnel
Dites adieu aux dossiers papiers ! Esperoo vous permet de digitaliser et de centraliser toutes les informations relatives à vos employés, tout en garantissant leur confidentialité.
En savoir plus
Planning interactif
Simplifiez la planification de vos équipes grâce à un outil intuitif et collaboratif. Créez, modifiez et partagez vos plannings en temps réel, en tenant compte des disponibilités et des contraintes de chacun.
En savoir plus
Tout savoir sur le logiciel de signature électronique Esperoo
Quels sont les différents types de signature électronique ?
Le règlement européen eIDAS (n° 910/2014) distingue trois niveaux.
La signature simple associe des données électroniques au document.
La signature avancée identifie le signataire et rend toute modification ultérieure détectable.
La signature qualifiée, créée avec un dispositif et un certificat qualifiés, a le même effet juridique qu’une signature manuscrite.
Comment Esperoo sécurise-t-il la signature électronique ?
Esperoo protège chaque étape du processus.
À l’envoi, le document part uniquement aux signataires sélectionnés, chacun par un lien personnel.
À la signature, l’horodatage fixe le moment exact où le document est signé.
Au stockage, les données sont hébergées en France, dans le respect du RGPD.
Signature électronique ou signature numérique : quelle différence ?
La signature électronique désigne tout processus de validation numérique d’un document.
La signature numérique, quant à elle, est une forme spécifique de signature électronique qui utilise des techniques de chiffrement avancées.
Le règlement eIDAS, qui fixe le cadre juridique en Europe, n’emploie d’ailleurs que le terme de signature électronique.
Un contrat de travail signé électroniquement est-il valable ?
Oui, si la signature repose sur un procédé fiable.
L’article 1367 du Code civil définit la signature électronique comme l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte.
Le décret n° 2017-1416 présume cette fiabilité, jusqu’à preuve contraire, pour la signature qualifiée.
Une signature simple ou avancée reste recevable en justice : le règlement eIDAS interdit de lui refuser tout effet au seul motif qu’elle est électronique.
Comment prouver la validité d’une signature électronique ?
En cas de contestation, trois éléments comptent : la création de la signature, l’identité du signataire et l’intégrité du document signé.
Ce sont les conditions de la présomption de fiabilité posées par l’article 1367 du Code civil.
Esperoo conserve, pour chaque document, le signataire, la date d’envoi et la date de signature.
Quels documents RH peut-on signer avec Esperoo ?
Avec Esperoo, vous pouvez faire signer vos contrats de travail et avenants, vos règlements intérieurs, vos accusés de réception, vos notes de service et tout autre document du personnel.
Il suffit d’importer le fichier, par exemple en PDF, puis de choisir ses signataires.
Esperoo est-il un logiciel de signature électronique gratuit ?
Non.
La signature électronique est un module du logiciel RH Esperoo, qui est payant.
Vous pouvez tester Esperoo gratuitement pendant 15 jours avant de vous engager.
Un logiciel gratuit de signature électronique suffit pour signer un PDF de temps en temps.
Pour faire signer vos salariés au quotidien, mieux vaut un outil relié à leur dossier.
Comment choisir le meilleur logiciel de signature électronique pour ses documents RH ?
Comparez d’abord le niveau de signature proposé, qui doit être adapté à vos documents.
Vérifiez ensuite le suivi des signatures en attente et les relances, puis le classement automatique des documents signés dans le dossier du salarié.
Regardez aussi le lien avec vos autres outils RH (planning, congés, embauche) et, enfin, le coût total, abonnement et signatures compris.
Comment un salarié signe-t-il un document envoyé par Esperoo ?
Le salarié reçoit un lien sécurisé.
Il ouvre le document, le lit, puis le signe depuis son smartphone ou son ordinateur.
Le statut passe alors à « signé » dans votre espace, et le document rejoint son dossier du personnel.
Signature électronique : logiciel dédié ou module du logiciel RH ?
Un logiciel dédié se justifie si vous signez surtout des documents commerciaux : devis, contrats clients, bons de commande.
Si l’essentiel de vos signatures concerne vos salariés, la signature intégrée au logiciel RH est plus adaptée : les signataires viennent du dossier du personnel, où retourne chaque document signé.