Utiliser la signature électronique

Gérer vos signatures électroniques :

Pourquoi cette fonctionnalité ?

La signature électronique d’Esperoo simplifie la gestion administrative de vos documents RH.

Elle vous permet d’importer, envoyer et suivre les signatures en toute sécurité, sans papier ni perte de temps.

Qu’il s’agisse de contrats, avenants ou tout autre document officiel, tout est centralisé et traçable directement depuis votre interface.

Comment ça fonctionne ?

Ajouter un document à signer

1. Accédez à la page Signature électronique dans Esperoo.

    

2. Cliquez sur Ajouter un document.

    

3. Importez le fichier à faire signer (PDF, contrat, avenant, etc.).

    

4. Donnez un nom au document pour le retrouver facilement.

    

5. Sélectionnez les signataires (collaborateurs, responsables, etc.).

    

6. Choisissez si vous souhaitez activer la relance automatique pour les signatures en attente.

    

7. Cliquez sur Ajouter pour lancer le processus de signature.

    

Le document est alors envoyé aux personnes concernées, qui recevront un lien sécurisé pour signer électroniquement.

Visualiser et suivre les signatures

Une fois le document envoyé, vous pouvez suivre son avancement directement depuis la page Signature électronique :

• Type d’envoi :

  • Individuel → un document par collaborateur.

  • Multiple → un même document envoyé à plusieurs personnes.

     

• Détails du suivi :

  • Statut de chaque envoi (signé, en cours, non envoyé).

  • Date d’envoi et de signature.

  • Relance manuelle possible si nécessaire.

     

Toutes les signatures sont horodatées, tracées et juridiquement valides (conformes eIDAS et RGPD).

Exemple concret

Le service RH souhaite faire signer les avenants de fin d’année.

Depuis la page Signature électronique, il importe les fichiers, sélectionne les collaborateurs concernés et active la relance automatique.

Quelques minutes plus tard, il peut suivre en temps réel les documents signés et ceux encore en attente.

En pratique

Découvrez en vidéo comment utiliser la signature électronique dans Esperoo :
 

Les avantages

• Simplicité : envoi, signature et suivi en quelques clics.

• Gain de temps : automatisation des relances et centralisation des documents.

• Suivi clair : visualisez le statut de chaque document en un coup d’œil.

• Conformité : signatures électroniques légales et sécurisées.