1. Objet des présentes conditions générales

Les présentes conditions (ci-après : les « Conditions Générales ») sont conclues entre la société ESPEROO, Affaire personnelle commerçant, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Marseille le 10-01-2019 sous le numéro A 845 215 821, située au 24, avenue du merlan 13013 Marseille (ci-après dénommée: « Esperoo » ou « le Site ») et des entreprises (ci-après : les « Clients ») pour fournir les services de planification et de gestion des horaires de travail définis aux présentes (ci-après : les « Services »), ainsi que de définir les droits et obligations des parties dans ce cadre.

Ces conditions ne peuvent être complétées, le cas échéant, que par des conditions d’utilisation particulières à certains Services ou certains Clients figurant sur le PV de Livraison visé à l’article 2 (ci-après : le « PV de Livraison »). Ces dernières (conditions d’utilisation particulières et PV de Livraison) ainsi que les Conditions Générales composent un ensemble contractuel indissociable (ci-après : le « Contrat »). Les conditions d’utilisation particulières et le PV de Livraison l’emportent sur les Conditions Générales en cas d’incompatibilité.

2. Livraison des services

Un PV de livraison sera obligatoirement signé par les 2 parties, il peut contenir des conditions d’utilisation particulières contractuelles (comme indiqué à l’article 1).

2.1 Prestation

Le client déclare que la solution ESPEROO :
– a été installée et configurée sur site par le représentant de la société ESPEROO,
– est conforme à la commande.

Les obligations de la société étant de ce fait pleinement accomplies, le client se voit dans le devoir d’honorer l’abonnement mensuel. 

Il est rappelé au client que l’assistance sur site ou téléphonique que la société ESPEROO s’est engagée à fournir à son client concerne uniquement la solution ESPEROO et en aucun cas le matériel du client (chargeur tablette ou mise à jour de son ordinateur portable). 

2.2 Réglement 

Le prix de l’abonnement est payable mensuellement par prélèvement automatique. 

2.3 Résiliation 

Le client, utilisateur final peut arrêter son abonnement à tout moment en contactant la société ESPEROO. Le contrat est résilié de plein droit par la société ESPEROO après envoi d’un courrier pour les motifs suivants : 

– En cas d’incident de paiement ayant entraîné la suspension de l’abonnement. La résiliation automatique intervient deux mois après l’incident. La résiliation pour défaut de paiement oblige le débiteur à payer l’intégralité des sommes restant dues. Le débiteur conserve à sa charge les éventuels frais occasionnés.

– En cas de révocation du mandat SEPA non accompagnée de la désignation d’un nouveau payeur ou d’un nouveau moyen de paiement valide.

3. Durée et reconduction

Esperoo propose ses Solutions sans engagement de durée pour plus de souplesse à ses Clients.

Il n’y a alors aucun frais de résiliation, et aucune mensualité à payer au titre de pénalités.

Le Contrat prendra effet dès la récupération d’un RIB et d’un mandat de prélèvement signé et tamponné par Esperoo, ce qui vaudra acceptation par le Client des présentes Conditions Générales.

Voir l’article 9 pour la résiliation des Services.

4. Description des Services

4.1 Licence

Esperoo concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utilisation des Services, pendant toute la durée du Contrat. En particulier, la licence relative aux Services n’est concédée que dans le seul et unique but de permettre au Client l’utilisation des Services, à l’exclusion de toute autre finalité.

Le Client ne pourra en aucun cas mettre les Solutions à disposition d’un tiers, et s’interdit strictement toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, réingénierie, etc. sans que cette liste soit limitative.

4.2 Accès aux Services

4.2.1 Création du compte Client

L’utilisation des Services nécessite la création préalable d’un compte Client sur le Site.

Esperoo crée le compte Client, puis communique de façon sécurisée au Client le lien vers la Solution, ainsi que son identifiant de connexion et mot de passe.

4.2.2 Accès des Utilisateurs aux Services

Lorsque le compte Client est créé (par défaut il aura un profil dit « Administrateur » décrit ci-dessous), il appartient au Client de créer les fiches utilisateurs qui auront accès aux Services (ci-après : les « Utilisateurs ») et de leur attribuer le profil adéquat (« Manager » ou « Employé »).

4.3 Solutions applicatives

4.3.1 Back Office

Le portail Esperoo permet au responsable d’administrer le système :
– Créer les fiches des employés.
– Créer le planning.
– Contrôler les pointages.
– Consulter le rapport des heures effectuées.

4.3.2 Pointeuse

Esperoo met à la disposition de son Client une application mobile pour le pointage des employés disponible sur iOS ou Android.

Esperoo recommande fortement d’installer l’application sur une tablette 7/8/10 pouces (fournie par le client) fixée dans l’établissement.

La pointeuse est facultative (activable par le client depuis l’interface « Paramètres » du portail), elle permet grâce à un code pin renseigné par le Client sur la fiche de ses collaborateurs de pointer l’arrivée et le départ ainsi que les pauses (si souhaité).

L’employé qui arrive le matin saisit son code pour s’identifier, deux boutons s’affichent alors (Arrivée – Départ), ainsi que deux boutons supplémentaires si la gestion des pauses est activée (Départ en pause – Retour de pause). L’employé appuie sur « Arrivée », un message de confirmation s’affiche alors, il le valide, une photo est prise (facultatif).

La prise de photo est facultative, le Client peut l’activer ou la désactiver depuis l’interface « Paramètres » du portail pour des motifs légitimes qu’il appartient au Client de justifier et de documenter : voir la documentation qui accompagne le PV de livraison (devoir de conseil).

Les photos sont accessibles uniquement du Client et des personnes habilitées par ce dernier à gérer le pointage des employés (un manager, un comptable, ..).

Dès que la semaine est traitée au niveau du back office, par la personne désignée pour se faire, les photos sont automatiquement supprimées du serveur (sans sauvegarde possible).

Si au bout de 30 jours les semaines ne sont pas traitées, les photos seront automatiquement supprimées du serveur (sans sauvegarde possible) par souci de protection de la vie privée des employés.

Plusieurs paramètres sont disponibles pour adapter l’utilisation de la pointeuse à l’établissement :

M’alerter en cas de retard après (en minutes).
M’alerter si l’employé n’a pas dépointé au bout de (en minutes).

Si «  Lara » arrive avant l’heure planifiée, l’heure d’arrivée planifiée sera retenue.
Si «  Lara » arrive en retard, l’heure d’arrivée planifiée sera retenue.
Si «  Lara » part avant l’heure planifiée, l’heure planifiée sera retenue.
Si «  Lara » part après l’heure planifiée, l’heure planifiée sera retenue. 

Tolérance sur l’heure d’arrivée (en minute).
Tolérance sur l’heure de départ (en minutes).

4.3.3 Application mobile

Esperoo met à la disposition de son Client une application mobile disponible sur iOS et Android.
L’application propose 3 interfaces différentes selon l’identification de l’utilisateur (Administrateur, Manager, Employé).

Administrateur : Le profil « Administrateur » permet de :
– Voir le planning de tout le monde.
– Recevoir les notifications (notification liée au pointage, demandes de congés, …).
– Consulter l’historique des congés.
– Visualiser les pointages.

Manager : Le profil « Manager » permet de :
– Voir son planning ainsi que le planning des employés de son équipe.
– Adresser une demande de congé à l’administrateur.
– Déclarer ses indisponibilités.
– Consulter les documents partagés par l’administrateur.
– Recevoir les notifications (liées au pointage, congé accepté, document reçu, …).

Employé : Le profil « Employé » permet de :
– Voir son planning.
– Adresser une demande de congé à son manager ou à l’administrateur.
– Déclarer ses indisponibilités.
– Consulter les documents partagés par l’administrateur ou le manager.
– Recevoir les notifications (congé accepté, document reçu, …).

Esperoo peut faire évoluer ses Solutions via des mises à jour qu’elle délivre pendant la durée du Contrat.

4.4 Disponibilité et continuité des services

Esperoo fournira les meilleurs moyens possibles pour maintenir un accès aux Services 24h/24h et 7j/7j. Esperoo ne pourra néanmoins en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage en cas de préjudice causé par une interruption ou une baisse de service du fournisseur d’accès à Internet, du fournisseur d’électricité ou en cas de force majeure. 

Toutefois la pointeuse peut fonctionner hors ligne dans la limite des capacités de stockage de la tablette et de la durée d’interruption de la connexion à Internet.

4.5 Hébergement des services

Les Solutions applications ainsi que le site web www.esperoo.fr sont hébergés par OVH.

SAS au capital de 10 069 020 €
RCS Lille Métropole 424 761 419 00045
Code APE 2620Z
N° TVA : FR 22 424 761 419
Siège social : 2 rue Kellermann – 59100 Roubaix – France

En application de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, le Client dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le concernent. Si le Client souhaite exercer ce droit auprès d’OVH et obtenir communication des informations le concernant, il peut utiliser la page « contactez nous » du site d’OVH.

4.6 Maintenance et support des services

4.6.1 Assistance technique

Inclus dans le prix de l’abonnement, le Client bénéficie d’une assistance technique du lundi au vendredi de 9h00 à 19h00 par téléphone, par email, et par télémaintenance.

4.6.2 Maintenance évolutive

Esperoo fournit au Client des prestations de maintenance évolutive de la Solution, entendue comme la mise à disposition de toute nouvelle mise à jour, désignant la compilation de corrections d’Anomalies et les améliorations apportées à la Solution en rapport avec son ergonomie, sa rapidité d’exécution ou son efficacité.

Les mises à jour pourront être effectuées automatiquement et sans information préalable, ce que le Client reconnaît et accepte expressément.

Le Client reconnaît et accepte expressément que l’installation de toute nouvelle version de la Solution, entendue comme le développement de nouvelles fonctionnalités, n’est pas incluse dans le Service de maintenance évolutive et devra faire l’objet d’une nouvelle commande.

4.7 Sécurité des services

4.7.1 Chiffrement des données

Tous les certificats SSL d’Esperoo supportent le chiffrement SSL 256 bits, garantissant ainsi le chiffrement de toute communication entrante et sortante vers et depuis les Services d’Esperoo.

4.7.2 Tests de pénétration et audits de sécurité

Nous menons annuellement des tests de pénétration. Lorsqu’un problème est constaté, un plan de redressement est établi selon la sévérité de ce problème, dont des tests supplémentaires pour nous assurer de sa résolution.

4.8 Formation et devoir de conseil

Esperoo s’engage à former toutes les personnes susceptibles d’utiliser la solution.
La formation peut se faire sur site, par téléphone ou par télémaintenance selon les modalités envisagées entre Esperoo et le client.

Esperoo s’engage à exercer son devoir de conseil toutes les fois où elle le devra. Le PV de livraison s’accompagne notamment d’un certain nombre de documents conçus pour aider les Clients à évaluer leurs obligations propres et les risques qu’ils encourent en matière de protection des données personnelles.

5. Conditions financières

5.1 Redevances

Nonobstant la durée d’engagement, les Services sont facturés mensuellement avec un règlement comptant via prélèvement SEPA.

5.2 Modalités de paiement

Les redevances des Services sont indiquées en euros, TVA non applicable (art. 293 B du CGI).

Il est expressément convenu que le montant des sommes facturées par Esperoo pourra être révisé chaque année avec un délai de prévenance de 30 jours par tout moyen écrit, y compris par email.

5.3 Défaut de paiement

Les factures sont payables à 30 jours, date de facture, net sans escompte pour règlement anticipé.

Sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, le défaut de paiement par le Client d’une facture à son échéance entraîne de plein droit :

l’application d’un intérêt de retard égal à trois fois le taux d’intérêt légal, sans mise en demeure préalable et à compter du premier jour de retard ; les frais bancaires et de gestion supplémentaires (Suivi du recouvrement, représentation des rejets de prélèvement bancaire, courriers de relance) ; éventuellement, la suspension immédiate des Services ; éventuellement, la résiliation de plein droit du Contrat sous 8 jours après l’envoi par Esperoo d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception demeurée infructueuse.

6. Confidentialité

Chacune des Parties s’oblige à (i) tenir confidentielles toutes les informations qu’elle recevra de l’autre Partie, et notamment à (ii) ne pas divulguer les informations confidentielles de l’autre Partie à un tiers quelconque, autre que des employés ou agents ayant besoin de les connaître ; et (iii) n’utiliser les informations confidentielles de l’autre Partie qu’à l’effet d’exercer ses droits et de remplir ses obligations aux termes du Contrat. Nonobstant ce qui précède, aucune des Parties n’aura d’obligation quelconque à l’égard d’informations qui (i) seraient tombées ou tomberaient dans le domaine public indépendamment d’une faute par la Partie les recevant, (ii) seraient développées à titre indépendant par la Partie les recevant, (iii) seraient connues de la Partie les recevant avant que l’autre Partie ne les lui divulgue, (iv) seraient légitimement reçues d’un tiers non soumis à une obligation de confidentialité, ou (v) devraient être divulguées en vertu de la loi ou sur ordre d’un tribunal (auquel cas elles ne devront être divulguées que dans la mesure requise et après en avoir prévenu par écrit la Partie les ayant fournies). Les obligations des Parties à l’égard des informations confidentielles demeureront en vigueur pendant toute la durée du Contrat et aussi longtemps, après son terme, que les informations concernées demeureront confidentielles. Chacune des Parties devra restituer toutes les copies des documents et supports contenant des informations confidentielles de l’autre Partie, dès la fin du Contrat, quelle qu’en soit la cause. Les Parties s’engagent par ailleurs à faire respecter ces dispositions par leur personnel, et par tout préposé ou tiers qui pourrait intervenir à quelque titre que ce soit dans le cadre du Contrat.

7. Références commerciales

Le Client autorise Esperoo à utiliser ses marques et logo à des fins commerciales sur tout support et à toute occasion (site Internet, réseaux sociaux, supports commerciaux, communiqués de presse, salons professionnels) pendant la durée du contrat.

8. Protection des données personnelles

L’exécution du présent Contrat nécessite le traitement par Esperoo des Données à Caractère Personnel (ci-après les « Données ») du Client.

Le Client donne, par les présentes, instructions à Esperoo de traiter les Données contenues dans la Solution aux seules fins prévues par le Contrat.

Les deux parties s’engagent à se conformer aux dispositions de la réglementation Française et Européenne relative à la Protection des Données à Caractère Personnel et notamment aux dispositions du chapitre IV du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit RGPD).

Esperoo s’engage à se conformer aux obligations incombant à tout sous-traitant d’un traitement de données personnelles selon les termes du RGPD ; notamment :

– Ne traiter les données du Client que sur instructions documentées du Client (incluant notamment les Conditions Générales et Particulières du Contrat).

– Respecter les finalités des traitements telles que définies par le Client ; y compris ne pas céder, ni n’utiliser à des fins commerciales ou publicitaires, les données du Client sans son accord.

– Respecter les conditions légales de traitement des données dites sensibles (telles que définies par les articles 9 et 10 du RGPD).

– Tenir son propre registre des traitements (disponible sur simple demande du Client).

– Assurer la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des Données placées sous sa responsabilité ; y compris :

¤ Mettre en œuvre les moyens techniques et organisationnels appropriés afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
¤ Ne traiter que les Données nécessaires et suffisantes aux finalités spécifiées par le Client.
¤ Ne communiquer les Données confiées par le Client qu’à des tiers autorisés par le Client (notamment à un sous-traitant ultérieur).
¤ Garantir la confidentialité absolue des données confidentielles et/ou sensibles.
¤ Sécuriser les échanges et le stockage des données placées sous la responsabilité directe d’Esperoo.
¤ Anonymiser ou pseudonymiser les données conservées par Esperoo chaque fois que cela est possible.
¤ Effacer toutes copies temporaires des données conservées par Esperoo dès qu’elles ne sont plus utiles.

– Coopérer avec le Client pour assurer la protection des données ; y compris :

¤ Informer le Client de la nature des traitements successifs mis en œuvre par Esperoo (finalités, personnes concernées, durées de conservation, destinataires, transferts, etc.) et, le cas échéant, demander son autorisation préalable au Client lorsque les finalités ou les modalités de ces traitements requièrent son consentement ; y compris en ce qui concerne les transferts de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale.
¤ Fournir au Client, à sa demande, toutes les garanties nécessaires quant au respect par Esperoo, et ses sous-traitants ultérieurs, des présentes clauses.
¤ Participer avec le Client à la réalisation de l’analyse de l’impact des opérations de traitement (le cas échéant : devoir de conseil).
¤ Signaler au Client, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance (et 2 jours ouvrés au maximum), toute violation de données. Puis coopérer avec le Client au diagnostic de l’incident et au choix de la conduite à tenir (devoir de conseil).
¤ Assister le Client à s’acquitter de ses propres obligations (devoir de conseil) ; et notamment son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits.

Le Client s’engage à se conformer aux obligations incombant à tout responsable d’un traitement de données personnelles selon les termes du RGPD ; notamment :

– Documenter et/ou communiquer par mail ses instructions particulières envers Esperoo qui informe immédiatement le Client si, selon lui, une instruction du Client constitue une violation de la législation relative à la protection des données personnelles (notamment si un usage déterminé par le Client sous sa responsabilité risque de constituer une violation de son fait de l’article 5 du RGPD : devoir de conseil).

– Documenter ses traitements (notamment leurs finalités et leurs licéités) dans son propre registre des traitements (sauf dérogation au titre de l’article 30 du RGPD).

– Communiquer (le cas échéant) les coordonnées de son Délégué à la Protection des Données (DPO) à Esperoo.

– S’acquitter de ses obligations en matière d’information des personnes concernées et, le cas échéant, des conditions applicables à leur consentement aux traitements.

– S’acquitter de ses obligations en matière de droits des personnes concernées : accès, portabilité, rectification, effacement, limitation et opposition, recours à la CNIL.

– S’acquitter de ses obligations en matière de notification des violations de données à la CNIL.

9. Résiliation

En cas de manquement par l’une des Parties à ses obligations contractuelles, le Contrat pourra être résilié de plein droit par l’autre Partie, 10 jours après l’envoi d’une lettre de mise en demeure adressée en recommandé avec avis de réception restée sans effet. La mise en demeure indiquera la ou les défaillances constatées. Dans l’hypothèse d’une résiliation, le Client cessera d’utiliser les Solutions applicatives.

Tout mois commencé est dû dans son intégralité.

10. Réversibilité

En cas de cessation de la relation contractuelle, quelle qu’en soit la cause, Esperoo s’engage à détruire ou restituer sans frais, à la première demande du client formulée par lettre recommandée avec accusé de réception et dans un délai de 21 jours à la date de réception de cette demande, l’ensemble des Données lui appartenant sous un format standard lisible sans difficulté dans un environnement équivalent (csv).

Esperoo ne conservera pour son compte que les copies ou sauvegardes strictement nécessaires à des fins légales.

 

Dernière mise à jour le 14 juin 2021